Foliacion

Las series constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto responden a secuencias que son resultado de trámites de carácter administrativo o técnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series, una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en asignar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas.

Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual consiste en:

§ Verificar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental,
§ Analizar si existe duplicidad (documentos repetidos),
§ Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo,
§ Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están correctamente ordenados.

Lo anterior, con el fin de proceder a depurar si fuere del caso, lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe otra foliación ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la ultima realizada. Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben emplearse en la foliación.

En el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera. La foliación con el número 1 en cada unidad de conservación, rompe con el concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de documentos. Las respectivas unidades de conservación se controlan también consecutivamente.

Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna diferenciación entre unos y otros. Sin embargo, cuando se registran anexos tales como planos, mapas, fotografías, impresos (periódicos, revistas), entre otros, éstos deberán foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la unidad de conservación de donde proceden, dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe costar fondo, sección, subsección, serie, subserie (si fuere el caso), unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca, entre otros). Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografías, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación de destino.

v Referencia Cruzada

La referencia cruzada se utiliza cuando un documento se requiere archivar en diferentes lugares y/o cuando su clase no permite el almacenamiento en la unidad de conservación que le corresponde.

v Hoja de Control

La hoja de control cruzado se archiva en la unidad de conservación que le corresponde según el orden natural y el documento se archiva en la unidad de conservación apropiada para su clase.


La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales.

La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario
Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).